Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy na stronie vindebar.pl, po co, na jakiej podstawie i jak długo je przechowujemy, komu je przekazujemy i jakie masz prawa. Zawiera informacje, które musimy przekazać zgodnie z art. 13 i 14 RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), oraz zasady korzystania z plików cookie.

W skrócie

• Administratorem Twoich danych jest Vindebar Marcin Szuścik.
• Dane z formularzy wykorzystujemy, żeby odpowiedzieć na zapytanie i przygotować ofertę. Nie sprzedajemy ich i nie przekazujemy innym firmom do ich własnych celów.
• Dane kontaktowe z formularzy przechowujemy w bazie zaszyfrowane i usuwamy po terminach opisanych niżej.
• Statystyki i reklamy Google włączamy wyłącznie za Twoją zgodą. Zmienisz ją w każdej chwili w ustawieniach plików cookie.
• W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych napisz na biuro@vindebar.pl.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Vindebar Marcin Szuścik, ul. Ozimska 180D, 45-310 Opole, NIP 647-236-57-75 (dalej: „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail biuro@vindebar.pl, telefon +48 519 144 945 albo listownie na adres podany wyżej.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - nie mamy takiego obowiązku. Wszystkie pytania dotyczące danych kieruj bezpośrednio do nas.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

2.1. Zapytanie wysłane przez formularz

Na stronie działają trzy formularze: krótki formularz kontaktu, formularz na stronie Kontakt i kalkulator imprezy. Wszystkie trafiają w to samo miejsce i podlegają tym samym zasadom.

• Dane: imię i nazwisko albo nazwa firmy oraz adres e-mail (obowiązkowe), a jeśli je podasz - telefon, nazwa firmy, data i miejsce wydarzenia, liczba gości, wybrany pakiet, treść wiadomości i ustawienia z kalkulatora (rodzaj wydarzenia, czas trwania, wybrane usługi, orientacyjna cena). Zapisujemy też adres podstrony, z której wysłano formularz.
• Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie i przesłanie oferty, potwierdzenie przyjęcia zapytania e-mailem.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Jeśli piszesz w imieniu firmy, Twoje dane jako osoby kontaktowej przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest kontakt z klientem.
• Okres przechowywania: 12 miesięcy od wysłania zapytania, jeśli nie powstanie na nie oferta. Zapytania rozpoznane jako spam usuwamy po 7 dniach.

2.2. Oferta

• Dane: dane z zapytania, a jeśli są potrzebne do oferty lub umowy - adres, nazwa firmy i NIP; szczegóły wydarzenia i cena.
• Cel: przygotowanie oferty, przesłanie jej e-mailem, udostępnienie jej online pod indywidualnym linkiem, przyjęcie oferty przez Ciebie i przypomnienie o upływie jej ważności.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przypomnienie o terminie ważności oferty i odnotowanie, kiedy oferta została otwarta, opieramy na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - możesz się temu sprzeciwić.
• Okres przechowywania: oferty nieprzyjęte i wygasłe - 2 lata od końca ich ważności, żeby móc wrócić do rozmowy i odpowiedzieć na pytania o ofertę. Oferty przyjęte - tak jak dokumenty umowy (pkt 2.3).

2.3. Umowa, rozliczenia i roszczenia

• Dane: dane z oferty, dane do faktury i korespondencja dotycząca realizacji wydarzenia.
• Cel: wykonanie umowy, wystawienie faktury i prowadzenie księgowości, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (roszczenia).
• Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, a potem przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku - tak długo przepisy podatkowe nakazują przechowywać dokumenty. Dane potrzebne do roszczeń - do upływu terminu ich przedawnienia (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, licząc do końca roku kalendarzowego).

2.4. Informacje o ofertach e-mailem - za zgodą

Pod formularzami jest nieobowiązkowe pole: „Chcę dostawać od Vindebar Marcin Szuścik informacje o ofertach na podany adres e-mail”. Bez jego zaznaczenia odpowiemy na zapytanie dokładnie tak samo.

• Dane: adres e-mail.
• Cel: wysyłanie informacji o naszych usługach i ofertach.
• Podstawa prawna: Twoja zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Okres przechowywania: do wycofania zgody. Informację o tym, kiedy i na jaką treść zgody się zgodziłeś oraz kiedy ją wycofałeś, przechowujemy przez 6 lat od wycofania, żeby móc wykazać, że zgoda była (art. 7 ust. 1 i art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgodę wycofasz w każdej chwili, pisząc na biuro@vindebar.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania.

2.5. Korespondencja

Kiedy piszesz do nas e-mailem albo dzwonisz poza formularzem, przetwarzamy dane, które nam przekażesz, żeby odpowiedzieć i poprowadzić sprawę (art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO) - przez czas prowadzenia sprawy, a potem do przedawnienia ewentualnych roszczeń.

2.6. Ochrona formularzy przed spamem

• Dane: dane techniczne wysyłki - m.in. czas wypełniania formularza, ukryte pole-pułapka i adres podstrony; Twój adres IP w postaci jednokierunkowego skrótu, używanego wyłącznie do limitu liczby wysyłek. Adresu IP nie zapisujemy w bazie zapytań.
• Jeśli włączymy dodatkową weryfikację (Cloudflare Turnstile albo Google reCAPTCHA), jej skrypt wczytuje się dopiero wtedy, gdy zaczniesz wypełniać formularz. Dostawca otrzymuje wówczas dane techniczne przeglądarki i adres IP.
• Cel: ochrona formularzy i naszej skrzynki przed spamem i nadużyciami.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie strony.
• Okres przechowywania: skrót adresu IP - do 24 godzin; zgłoszenia uznane za spam - 7 dni.

2.7. Statystyki i reklamy - za zgodą

• Dane: identyfikatory zapisane w plikach cookie, informacje o odwiedzanych podstronach i sposobie korzystania ze strony, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, informacja o kliknięciu w reklamę i o wysłaniu zapytania.
• Cel: statystyki odwiedzin (Google Analytics 4), mierzenie skuteczności reklam i wyświetlanie reklam osobom, które odwiedziły stronę (Google Ads).
• Podstawa prawna: Twoja zgoda - art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Bez zgody te narzędzia w ogóle się nie wczytują.
• Okres przechowywania: do wycofania zgody, nie dłużej niż czas życia plików cookie podany w pkt 9; w usługach Google - przez okres przechowywania ustawiony w danej usłudze.

Twój wybór zapisujemy w rejestrze zgód: losowy identyfikator (ten sam, który jest w pliku cookie), zakres zgody i datę - bez adresu IP i bez danych przeglądarki. Rejestr przechowujemy przez 3 lata, żeby móc wykazać, że zgoda była (art. 7 ust. 1 RODO).

2.8. Opinie klientów

Na stronie publikujemy opinie klientów: imię i nazwisko lub nazwę firmy autora, treść opinii, ocenę i datę - wyłącznie za zgodą autora (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), do czasu jej wycofania.

2.9. Nasze profile w mediach społecznościowych

Na stronie są odnośniki do naszych profili na Facebooku, Instagramie i YouTube. To zwykłe linki - strona nie wczytuje wtyczek tych serwisów. Kiedy odwiedzasz nasz profil, dane przetwarza przede wszystkim operator serwisu (Meta Platforms Ireland Ltd. albo Google Ireland Ltd.) na własnych zasadach. My przetwarzamy to, co nam tam napiszesz lub udostępnisz, żeby odpowiedzieć i prowadzić profil (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie statystyk profilu na Facebooku i Instagramie jesteśmy współadministratorem razem z Meta.

2.10. Filmy i mapy

• Filmy z YouTube odtwarzamy dopiero po kliknięciu „Odtwórz”, z domeny youtube-nocookie.com (Google). Dopiero wtedy Google otrzymuje dane o urządzeniu i adres IP.
• Mapa przy kalendarzu targów (OpenStreetMap) wczytuje się dopiero po kliknięciu. Odnośniki do Map Google, Map Apple i Kalendarza Google otwierają te serwisy tylko wtedy, gdy w nie klikniesz.

2.11. Działanie strony i dzienniki serwera

Serwer, na którym działa strona, zapisuje w dziennikach techniczne informacje o połączeniach, m.in. adres IP, datę i godzinę, adres podstrony i typ przeglądarki. Służą one bezpieczeństwu i wykrywaniu błędów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i są przechowywane przez okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu.

3. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia (lub nazwy firmy) i adresu e-mail nie odpowiemy jednak na zapytanie, a bez danych do faktury nie zawrzemy umowy. Zgoda na informacje o ofertach i zgoda na pliki cookie są całkowicie dobrowolne - odmowa niczego nie ogranicza.

4. Skąd mamy dane

Najczęściej od Ciebie - z formularza, e-maila lub rozmowy. Jeśli zapytanie wysłała za Ciebie inna osoba z Twojej firmy albo organizator wydarzenia, Twoje dane kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon) mamy od tej osoby.

5. Komu przekazujemy dane

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam prowadzić stronę i firmę - na podstawie umów powierzenia przetwarzania albo jako odrębni administratorzy:

• dostawca hostingu, na którym działa strona i poczta e-mail;
• Cloudflare, Inc. - jeśli strona korzysta z jego sieci dostarczania treści i ochrony albo z weryfikacji Turnstile;
• Google Ireland Limited - Google Tag Manager, Google Analytics 4 i Google Ads (wyłącznie za Twoją zgodą), odtwarzacz YouTube (po kliknięciu) oraz - jeśli jest włączona - weryfikacja reCAPTCHA;
• biuro rachunkowe - jeśli zawrzemy umowę i wystawimy fakturę;
• organy publiczne - wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym firmom do ich własnego marketingu.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Google (a jeśli z niego korzystamy - także Cloudflare) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, w którym te firmy są certyfikowane, a uzupełniająco - standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@vindebar.pl.

7. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Orientacyjną cenę w kalkulatorze wylicza program, ale ofertę przygotowuje człowiek. Jeśli zgodzisz się na pliki marketingowe, Google może dopasowywać wyświetlane Ci reklamy do tego, że odwiedziłeś naszą stronę.

8. Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO);
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO), a wobec marketingu - w każdej chwili;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem (art. 77 RODO).

Żeby skorzystać ze swoich praw, napisz na biuro@vindebar.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że pytasz o swoje dane. Części danych nie usuniemy mimo żądania, jeśli musimy je zachować - np. dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami.

9. Pliki cookie

Pliki cookie to małe pliki zapisywane w przeglądarce. Tak samo traktujemy inne technologie, które zapisują informacje na Twoim urządzeniu albo je z niego odczytują.

• Niezbędne działają bez zgody: zapamiętują Twój wybór w oknie zgód, otwierają ofertę przesłaną Ci e-mailem i stronę potwierdzenia zapytania. Bez nich te funkcje nie działają (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
• Analityczne i marketingowe zapisujemy wyłącznie za Twoją zgodą, udzieloną w oknie, które pojawia się przy pierwszej wizycie. Żadna zgoda nie jest zaznaczona z góry, a odrzucenie wszystkich jest tak samo łatwe jak akceptacja.

Twój wybór pamiętamy przez 12 miesięcy; potem zapytamy ponownie. Zmienisz go albo wycofasz zgodę w każdej chwili w ustawieniach plików cookie - odnośnik jest też w stopce każdej strony. Wycofanie zgody usuwa pliki analityczne i marketingowe zapisane przez naszą domenę.

Pliki cookie możesz też blokować i usuwać w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie plików niezbędnych może jednak utrudnić korzystanie ze strony.

Pliki cookie używane na stronie:

[zgody_ciasteczka]

Oprócz plików cookie kalkulator korzysta z pamięci sesji przeglądarki (sessionStorage) wyłącznie po to, żeby jedną wizytę policzyć raz. Nie zapisuje tam danych osobowych, a pamięć znika po zamknięciu karty.

10. Jak chronimy dane

• Strona działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie (HTTPS).
• Dane kontaktowe z formularzy i ofert (imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres) przechowujemy w bazie zaszyfrowane.
• Ofertę udostępniamy pod indywidualnym linkiem z jednorazowym kluczem. Strona oferty i strona potwierdzenia zapytania nie zawierają narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie są indeksowane przez wyszukiwarki.
• Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do pracy.
• Dane usuwamy po upływie okresów opisanych w pkt 2; większość z nich system usuwa automatycznie.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie; o istotnych zmianach dotyczących plików cookie poinformujemy w oknie zgód.

Wersja z 14 września 2026 r.